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報告の仕方
報告は、結論、現状、影響、次の対応を短く伝えることが基本です。進捗報告、トラブル報告、完了報告の例文を整理します。
報告は、任された仕事の状態を相手が判断できる形で共有することです。順調なときだけでなく、遅れそうなとき、判断が必要なときほど早く伝えます。
報告の基本形
- 件名・用件：「○○の件で報告します」
- 結論：「予定どおり完了しました」「納期に遅れる見込みです」
- 理由・状況：「原因は□□です」「現在ここまで進んでいます」
- 影響：「△△に影響します」「お客様への回答期限に関わります」
- 次の対応：「本日中に再確認します」「A案で進めてよいか確認したいです」
進捗報告の例文
「○○資料の進捗を報告します。全体の7割まで作成済みで、残りは数値確認です。本日16時までに経理へ確認し、明日午前に初稿を共有します。」
トラブル報告の例文
「○○の件で問題が発生しました。取引先から仕様変更の依頼があり、現行スケジュールでは納期に1日遅れる可能性があります。対応案を2つ整理しましたので、15分ほど確認のお時間をいただけますでしょうか。」
完了報告の例文
「○○社への見積書送付が完了しました。先方からは明日中に確認結果を連絡いただく予定です。返信があり次第、改めて報告します。」
チャット・メールで報告するとき
長文の経緯から書き始めると読みにくくなります。最初に結論を書き、必要であれば箇条書きで状況を補足します。急ぎの判断が必要な場合は、チャットだけで済ませず、口頭や電話で読まれたことを確認するのも有効です。
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