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商品破損の始末書
商品破損の始末書では、破損の事実、原因、影響、再発防止策を会社へ報告する書き方を紹介します。
商品破損の始末書は、保管、運搬、検品、梱包、発送などの過程で商品を破損させた場合に、事実関係と反省、再発防止策を報告する文書です。謝罪だけでなく、いつ、どこで、何が、どの程度破損し、誰に影響したのかを具体的に書きます。
顧客や取引先に影響がある場合は、代替品の手配、返金、納期調整、写真記録、関係部署への共有が必要です。推測で責任を断定せず、確認済みの事実と今後の対応を分けて記載します。
書き方のポイント
- 商品名、数量、破損箇所、発見日時、発見者を明記する
- 破損原因が未確定の場合は、調査中であることを書く
- 顧客対応、代替品、納期影響、損害額を整理する
- 梱包、検品、保管、教育など再発防止策を具体化する
写真や記録を添えるときの注意
商品破損は、文章だけでは状況が伝わりにくいことがあります。写真、検品記録、配送伝票、保管場所の記録を添付すると、原因確認や顧客対応が進めやすくなります。ただし、関係者名や顧客情報が写り込む場合は、共有範囲に注意します。
- 破損箇所、数量、発見日時、保管場所を記録する
- 写真を添付する場合は、ファイル名と撮影日時をそろえる
- 顧客対応が必要な場合は、代替品や納期の見込みを書く
- 再発防止策は、梱包、検品、保管、教育のどれを直すか具体化する
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