電話取次ぎのマナー　/　ビジネスマナー講座

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電話取次ぎのマナー

電話を担当者へつなぐときの確認、保留、不在時の伝言、折り返し手配を説明します。

電話取次ぎでは、相手を待たせすぎず、担当者がすぐ状況を理解できる形でつなぐことが重要です。社内の会話が聞こえないよう、保留の扱いにも注意します。

電話取次ぎでは、相手の名前、会社名、用件、折り返し先、緊急度を正確に確認します。担当者が不在の場合は、戻り予定を不用意に断定せず、確認できる範囲で案内します。

社内チャットで担当者へ共有する場合も、個人情報や顧客情報の扱いに注意します。電話口の相手を待たせる時間が長くなる場合は、一度折り返しにする判断も必要です。

「○○株式会社の△△様から、見積書の件でお電話です」
「急ぎではなく、本日中の折り返しをご希望です」

不在理由を詳しく説明する必要はありません。「ただいま席を外しております」「本日は外出しております」のように伝え、伝言、折り返し、メール案内のいずれかを提案します。最後に「□□が承りました」と自分の名前を伝えると、相手も安心できます。

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