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相手が不在の場合のマナー
担当者が不在のときの伝言、折り返し依頼、メール併用、連絡先確認の方法を説明します。
電話をかけた相手が不在の場合は、原則としてこちらからかけ直す姿勢を見せます。ただし、緊急度や相手との関係によって、伝言や折り返し依頼を使い分けます。
不在時は相手が戻った後に動きやすい情報を残す
相手が不在のときは、何度も電話をかけ直すより、用件、折り返しの必要性、期限、連絡先を簡潔に残します。急ぎでない場合は、メールやチャットで要点を残すと相手が確認しやすくなります。
伝言を頼む場合は、相手に負担をかけすぎない範囲にします。詳細な交渉内容や機密情報は伝言にせず、本人に直接伝えるか、記録に残る連絡手段を使います。
- 会社名、氏名、用件、折り返し要否を伝える
- 緊急度と期限を明確にする
- 個人情報や詳細条件を第三者に伝えすぎない
不在時の選択肢
- かけ直す：「お戻りの頃に、改めてこちらからお電話いたします」
- 伝言を頼む：「恐れ入りますが、□□の件でお電話があった旨をお伝えいただけますでしょうか」
- 折り返しをお願いする：「急ぎの確認のため、可能でしたら折り返しをお願いできますでしょうか」
- メールも送る：「要点をメールでもお送りしておきます」
必ず残す情報
会社名、氏名、電話番号、用件、希望する対応、折り返し可能な時間を伝えます。伝言を頼んだ場合は、対応してくれた方の名前を確認し、聞き間違いがないよう復唱します。
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