ビジネスマナー講座は社会人の方にきっと役に立つ、日常のビジネスマナーや勘違いしやすい項目等について1記事1テーマで解説するブログサイトです。皆様のビジネス力向上のお役に立てば幸いです。
電話の受け方・応対マナー
会社の電話を受けるときの名乗り、聞き取り、復唱、保留、終話の基本を説明します。
会社の電話を受けるときは、声だけで相手に安心感を与える必要があります。早く出ることだけでなく、相手、用件、連絡先を正確に確認することが大切です。
電話応対は記録と安全も含めて考える
電話では声だけで会社の印象が伝わります。明るく名乗る、相手の用件を確認する、復唱するという基本に加えて、本人確認や情報を伝えてよい相手かの判断も必要です。
問い合わせが強い口調になった場合でも、担当者が一人で抱え込む必要はありません。暴言、脅迫、長時間拘束が続くときは、記録を残して上司や担当部署へ引き継ぎます。
- 会社名と氏名をはっきり名乗る
- 聞き取れない場合は遠慮せず確認する
- 個人情報や契約情報は本人確認後に扱う
受電の基本
- 3コール以内を目安に出る。遅れたら「大変お待たせいたしました」と添える
- 「お電話ありがとうございます。株式会社○○でございます」と名乗る
- 相手の会社名、氏名、用件を確認する
- 聞き取りにくい場合は「恐れ入ります。お電話が少し遠いようです」と伝える
- 数字、日時、メールアドレス、電話番号は復唱する
終話のマナー
対応が終わったら「お電話ありがとうございました。失礼いたします」と伝えます。相手が切るのを待つのが丁寧ですが、長く沈黙が続く場合は静かに電話を置きます。対応内容は必要に応じてメモや社内ツールに残しましょう。
スポンサーリンク
関連記事
電話の受け方・応対マナーの関連記事です。こちらもどうぞ。