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電話のかけ方
会社名・氏名の名乗り、担当者への取り次ぎ依頼、用件の切り出し方を説明します。
電話をかけるときは、相手がこちらをすぐ認識できるよう、会社名、氏名、用件を簡潔に伝えます。長くなりそうな場合は、最初に時間を確認します。
電話は相手の時間を借りる連絡手段
電話をかける前に、目的、相手に確認したいこと、必要な資料、折り返し先を整理します。電話は相手の作業を中断させるため、メールやチャットで済む内容かも考えます。
話し始めは、会社名、氏名、相手に取り次いでほしい人、用件を短く伝えます。長くなりそうな場合は、今話してよいかを確認し、必要ならメールで要点を送ります。
- かける目的を一文で言えるようにする
- 相手の忙しい時間帯を避ける
- 不在時に残す伝言を準備する
基本の流れ
- 名乗る：「お世話になっております。株式会社○○の□□と申します」
- 相手を確認する：「△△様はいらっしゃいますでしょうか」
- 用件を短く伝える：「□□の件で確認があり、お電話いたしました」
- 時間を確認する：「ただいま2、3分ほどお時間よろしいでしょうか」
- 結論から話す：依頼、確認、報告を先に伝える
担当者に代わった後
担当者が出たら、再度会社名と氏名を名乗ります。取り次いだ方に名乗っていても、担当者本人は聞いていないことがあります。最後は「本日はありがとうございました。失礼いたします」と締め、相手が切ったことを確認してから静かに電話を置きます。
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