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応接室・会議室への案内｜受付から着席までの来客対応
来客を応接室・会議室へ案内するときの歩き方、扉の扱い、上座への案内、席次の考え方を説明します。
応接室や会議室への案内は、来客対応の中でも相手が不安を感じやすい場面です。移動、扉、席次、待ち時間への配慮が必要です。
案内は「歩く位置」と「扉の扱い」で印象が変わる
応接室や会議室へ案内するときは、相手が迷わず移動でき、かつ急かされていると感じない進め方が大切です。廊下では案内者が少し前を歩き、曲がる場所や段差の前で「こちらでございます」と声をかけます。スマートフォンを見ながら歩いたり、相手を置いて先に進んだりしないようにします。
扉が外開きの場合は、案内者が扉を開けて押さえ、お客様に先に入っていただきます。内開きの場合は、案内者が先に入り、扉を押さえてから「どうぞ」と案内します。無人の部屋でもノックをしてから入ると丁寧です。
席へ案内する流れ
- 部屋に入る前にノックし、使用中でないことを確認する
- 上座の位置を確認し、「こちらへおかけください」と案内する
- 荷物置き、資料、飲み物、オンライン会議用の設備が必要か確認する
- 相手が別の席を希望した場合は、無理に移動を促さず尊重する
- 担当者が遅れる場合は、目安時間を伝えて待たせっぱなしにしない
入口から見た応接室の席次イメージ
お客様
お客様側
案内者側
会議室では目的に合わせて調整する
応接室では入口から遠い席が上座になりやすい一方、会議室ではスクリーン、ホワイトボード、オンライン会議用カメラ、資料投影の見やすさも考えます。席次の原則だけでなく、相手が話しやすく、資料を確認しやすい配置にすることが実務上は重要です。
受付から着席までの案内ルート
案内役が途中で替わるとき
訪問者の前で説明を繰り返させないよう、「○○株式会社の佐藤様です。第2会議室へご案内しています」のように、氏名、行先、現在の状況だけを引き継ぎます。訪問目的や個人情報を、エレベーターホールなど周囲に聞こえる場所で詳しく話しません。
- 歩調は訪問者に合わせ、先に行きすぎない
- 階段を避けたいかは外見で決めつけず、利用可能な経路を示す
- 扉の前で来客を待たせず、室内の準備完了を先に確認する
- 着席後は担当者の到着見込みと連絡方法を伝える
会議の日時や入館方法を事前に伝える文面は会議通知書の文例、部屋ごとの席は上座と下座の判断早見表で確認できます。
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