ビジネスマナー講座

FAXを使う場面は限定して考える

FAXは利用頻度が下がっていますが、医療、行政、士業、建設、既存取引先とのやり取りなど、一部の業務では今も使われることがあります。重要なのは「FAXだから安全」と考えないことです。送信先番号の入力ミス、共有機での放置、受信者以外の閲覧、紙の紛失が起こり得ます。

契約書、本人確認書類、個人情報、見積書、請求書などを送る場合は、FAX、メール添付、クラウド共有、郵送のどれが適切かを事前に確認します。相手がFAXを指定している場合でも、送信前後の確認と控えの管理が必要です。

FAX送信時の確認

• 送信先番号、宛名、担当者名を確認する
• 送付状に送信者、送信枚数、用件、連絡先を書く
• 個人情報や機密情報は、事前に相手へ送信可否を確認する
• 送信後、必要に応じて到着確認をする
• 送信控え、原本、不要な印刷物を社内ルールに従って保管・廃棄する

大量送信・長文資料は別手段を検討する

枚数が多い資料、カラー図表、契約書の修正版、データとして保存すべき資料は、FAXよりPDFやクラウド共有のほうが適している場合があります。どうしてもFAXで送る場合は、ページ番号を入れ、抜け漏れがないか相手が確認できるようにしましょう。