ビジネス文書 文例集

出荷通知は、注文を受けた商品を出荷したことを取引先に知らせる文書です。商品名、数量、出荷日、配送会社、伝票番号、到着予定日を伝えることで、相手が受入準備や在庫管理をしやすくなります。

EC、卸売、BtoB取引では、メールや受発注システムで自動送信することもあります。自動化している場合でも、誤出荷、数量違い、納期遅延があったときに、誰が連絡するのかを決めておくと安心です。

書き方のポイント

• 注文番号、商品名、数量、出荷日、到着予定日を書く
• 配送会社、追跡番号、納品場所を明記する
• 分納や欠品がある場合は、残りの出荷予定を伝える
• 納品書、請求書、インボイスの送付方法も確認する

20XX年○月○日

株式会社○○ 御中

株式会社××

出荷通知状

拝啓

　平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
　さて、11月4日付でご注文いただきました下記商品を同封する納品書の通り、○○運輸をもって発送いたしました。ご査収のうえ、よろしくお取り計らいくださいますようお願い申し上げます。

敬具

付記
発送商品：○○○○○ 20ケース
同封書類：納品書 1通

以上