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ビジネスメールでHTMLメールはNG

HTMLメールを避けるべき場面と、テキスト中心で安全に伝える考え方を説明します。

HTMLメールは装飾や画像を使える一方で、相手の環境によって表示が崩れたり、不審なメールに見えたりすることがあります。個別の重要連絡では、テキスト中心で分かりやすく伝えるのが基本です。

HTMLメールを使う場面と避ける場面

HTMLメールは、文字装飾、画像、ボタン、表組みなどを使えるメール形式です。ニュースレターやマーケティングメールでは一般的に使われますが、個別のビジネス連絡、謝罪、重要な依頼、契約・見積のやり取りでは、読みやすいテキスト中心のメールが基本です。

HTMLメールは、相手のメール環境によって表示が崩れることがあります。また、画像読み込みや外部リンク、トラッキング、なりすましメールとの見分けに注意が必要です。社外の相手に重要事項を送る場合は、装飾よりも、件名、本文、添付資料の分かりやすさを優先します。

実務上の判断基準

  • 個別連絡、謝罪、依頼、見積、契約関連はテキスト中心にする
  • 社内外の一斉配信では、スマートフォンでも読めるか確認する
  • 画像だけで重要情報を伝えない
  • リンク先、送信元、添付ファイルが不審に見えないようにする
  • 機密情報や個人情報はメール本文・装飾内に不用意に含めない

「HTMLメールは常に禁止」と単純化するよりも、相手、目的、情報の重要度に応じて形式を選ぶことが大切です。迷う場合は、テキスト中心の簡潔なメールにしましょう。

 

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