ビジネスマナー講座

取引先訪問の準備｜持ち物・移動・入館・商談のチェックリスト

訪問準備は、忘れ物を防ぐだけでなく、面談で何を決めるかを明確にする作業です。

商談内容の準備

• 今回の目的と、面談終了時に決めたいこと
• 参加者の役割、相手企業との過去の経緯
• 議題、説明順、質問事項、譲れない条件
• 次回までに発生しそうな作業と担当候補

資料を説明すること自体を目的にせず、相手に判断してほしい点を先に整理します。同行者とは、誰が説明し、誰が記録し、質問に誰が答えるかを確認します。

持ち物とデータの確認

到着時刻の考え方

建物周辺には余裕を持って着き、受付は訪問先の案内がなければ約束の5分前を目安にします。早く着きすぎた場合は、相手に前倒し対応を求めず周辺で調整します。入館手続きに時間がかかる施設では、案内された時刻を優先してください。

当日の代替手段

交通障害や体調不良で訪問が難しい場合に備え、オンライン会議へ切り替えられるか、資料を安全に共有できるかを確認します。機密情報を個人メールや許可のないクラウドへ移すことは避け、社内の情報管理ルールに従います。

同行者との事前共有

複数人で訪問する場合は、集合場所と時刻だけでなく、説明担当、記録担当、価格や契約条件への回答権限を決めます。相手の前で社内確認を始めないよう、答えられる範囲と持ち帰る質問を共有します。

最新版の資料名、訪問先へ事前送付したファイル、当日配布する部数もそろえます。欠席者が出た場合は、その人の役割を誰が引き継ぐか決め、訪問先にも参加者変更を連絡します。