依頼状の文例
依頼状は、取引先や関係者へ協力、対応、資料提出、確認をお願いする文書です。お願いする理由、期限、相手にしてほしい行動、連絡先を明確にし、丁寧さと具体性の両方を意識します。
依頼状を書く前に整理すること
依頼状は、丁寧な表現だけでなく、相手が判断しやすい情報をそろえることが大切です。何をお願いしたいのか、なぜ必要なのか、いつまでに対応してほしいのか、相手にどの程度の負担がかかるのかを明確にします。
- 依頼の目的と背景を簡潔に説明する
- 依頼内容、期限、提出先、連絡方法を具体的に書く
- 相手に作業や費用が発生する場合は、前提条件を明示する
- 強制的な印象にならないよう、クッション言葉を使う
よくある依頼状の種類
資料請求、見積り依頼、打ち合わせ依頼、回答依頼、確認依頼など、依頼状の用途は幅広くあります。取引先に送る場合は、本文だけでなく件名や添付資料名もわかりやすくし、メールで送る場合は本文だけで要点が伝わるようにします。
急ぎの依頼では、急いでいる理由を添えることが大切です。「至急お願いします」だけでは相手の優先順位を上げにくいため、締切、社内決裁、納期、提出先などの事情を簡潔に伝えましょう。
依頼状についてのビジネス文書の一覧です。依頼状とは、相手（取引先等）に対して何らかの用件を頼むためのビジネス文書の一つです。依頼状の場合相手は必ずしもこちらの依頼に応じる義務は無いのが通例です。そのため、依頼状を作成する場合は相手に対してしっかりとした礼をつくして、できるだけ快諾していただくように配慮するようにします。ここでは、依頼状の書き方・作成のポイントの他、依頼状の文例やテンプレートを紹介していきます。
資料請求の依頼
他社に対して商品資料などを依頼するためのビジネス文書です。資料請求の場合相手がおおっぴらに資料請求を募集などとしていない場合は、「なぜこの資料が欲しいのか？」ということを明確にする必要があります。
RFP提出依頼書
RFP提出依頼書は、システム導入や業務委託で候補企業へ提案書を依頼する文書です。目的、要件、提出期限、評価項目、質疑応答を整理します。
セキュリティチェックシート回答依頼書
セキュリティチェックシート回答依頼書は、SaaS導入や外部委託の前に、情報管理体制や個人情報の取扱いを確認する文書です。
電子契約締結依頼書
電子契約締結依頼書は、契約名、署名者、締結期限、保存方法を確認しながら電子契約での締結を依頼する文書です。
見積り依頼
見積りの依頼については通常、面談などを通じての口頭による打ち合わせが多いですが、採取的な確認のためにも文書として提出するのも良いでしょう。また、遠隔地など直接会えない場合などはこのように見積もり依頼状による見積もりを依頼することもあります。