ビジネス文書 文例集

ビジネス文書は、原則として一つの文書に一つの用件をまとめます。複数の依頼、報告、確認事項を一つの文章に詰め込むと、読み手は何を判断すればよいのかわかりにくくなります。結果として返信漏れ、承認漏れ、作業漏れが起きやすくなります。

ただし、実務では一つの案件に複数の確認事項が含まれることもあります。その場合は、件名で主目的を明確にし、本文では「確認事項」「依頼事項」「期限」「添付資料」のように見出しを分けます。テーマが大きく異なる場合は、メールや文書を分けるほうが安全です。

分けたほうがよい例

• 見積依頼と契約条件の交渉を同じ文書に入れている
• 謝罪文の中に新規提案や営業案内を入れている
• 報告書の中に承認依頼が埋もれている
• 複数部署に異なる作業を依頼している

整理のポイント

読み手にしてほしい行動を一つに絞ると、件名も本文も短くできます。複数の用件を扱う必要がある場合は、本文冒頭に「本メールでは、Aの確認とBの回答期限についてご連絡します」と書き、番号付きで整理します。