ビジネス文書 文例集

ビジネス文書は、読み手が内容を短時間で理解できることが大切です。文体が途中で変わったり、同じ言葉の表記が揺れたりすると、文章の印象が散漫になり、内容の正確性まで疑われることがあります。まずは「ですます調」か「である調」かを決め、文書全体で統一します。

メールや案内文では「ですます調」、報告書や規程、社内資料では「である調」が使われることがあります。どちらが正しいというより、文書の目的、読み手、社内の既存ルールに合わせることが重要です。

統一したい表記の例

• お客様／顧客、取引先／得意先など呼び方を統一する
• 申し込み／申込み、問い合わせ／問合せなど表記ゆれをなくす
• PC／パソコン、AI／生成AIなど略語の使い方をそろえる
• 社内固有のサービス名、部署名、役職名は正式名称で書く

読みやすくするコツ

一文が長くなりすぎる場合は、句点で分けます。箇条書きにできる内容は箇条書きにし、結論、理由、依頼事項の順に整理します。生成AIで作った下書きは、自然な表現でも社内用語や固有名詞が一般語に置き換わることがあるため、表記ルールに合わせて調整します。