ビジネス文書 文例集

尊敬語は相手や相手側の行動を高める言葉、謙譲語は自分や自社側の行動をへりくだって表す言葉です。ビジネス文書では、相手を立てつつ、過剰になりすぎない自然な敬語を使うことが大切です。

たとえば、文書では相手の会社を「貴社」、会話やメールでは「御社」とすることが一般的です。自分の会社は、社外向けには「弊社」、社内説明では「当社」を使います。古い文例にある極端にへりくだった表現は、現代のビジネス文書では不自然に見えることがあります。

よく使う表現

• 相手の会社：貴社、御社
• 自分の会社：弊社、当社
• 相手の行動：ご確認、ご検討、ご連絡、ご来社
• 自分側の行動：確認いたします、送付いたします、伺います、拝見します

避けたい表現

• 「ご確認してください」のような不自然な敬語
• 「おっしゃられる」「ご覧になられる」のような二重敬語
• へりくだりすぎて意味が伝わりにくい古い表現
• 相手に依頼しているのに命令形に見える表現

書き方のコツ

敬語は多ければ丁寧というものではありません。「ご確認いただけますと幸いです」「恐れ入りますが、〇日までにご回答ください」のように、相手への配慮と依頼内容を両立させます。迷った場合は、文を短くし、誰が何をするのかがわかる形に整えると自然になります。