ビジネス文書 文例集

不採用通知は、採用選考の結果、採用に至らなかったことを応募者へ伝える文書です。結果を明確に伝えつつ、応募への感謝と今後の活躍を祈る表現を添え、必要以上に詳細な理由を書きすぎないことが基本です。

メールで通知する場合も、宛名、応募職種、選考結果、応募書類の扱い、個人情報の取扱いを丁寧に示します。応募者情報は個人情報であり、社内での共有範囲、保存期間、削除・返却対応を決めておく必要があります。

書き方のポイント

• 選考結果を曖昧にせず、簡潔に伝える
• 応募への感謝を入れ、人格評価のような表現を避ける
• 応募書類の返却・廃棄・データ削除の方針を必要に応じて書く
• 一斉送信や宛名間違いなど、個人情報漏えいに注意する

20XX年○月○日

○○殿

株式会社××

拝啓

　時下、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
　さて、このたびは当社の採用試験にご応募いただきましてありがとうございました。慎重に審議いたしました結果、まことに残念ながら応募者多数のためあなたのご希望に沿いかねることとなりました。
　折角のご希望ではございましたが、なにとぞご了承くださいますようお願い申し上げます。お預かりしました職務経歴書をご返却いたしますのでご査収ください。末筆ながら、今後のご活躍を心からお祈り申し上げます。

敬具

同封書類：職務経歴書原本　1通

以上