電話伝言メモの書き方・テンプレート｜必須項目と記入例 / ビジネス文書文例集

電話伝言メモの書き方・テンプレート｜必須項目と記入例

電話伝言メモには、誰宛てか、いつ、誰から、どのような用件で電話があり、折り返しが必要か、連絡先、受けた人の名前を残します。電話中に全部を文章で書こうとせず、会社名・氏名・数字を復唱し、通話後すぐに読みやすく整えて担当者へ渡します。

紙で使う場合は、次の項目をあらかじめ枠にしておくと聞き漏らしを減らせます。日時は「今日」「夕方」ではなく、日付と時刻を数字で残します。

電話伝言メモ

宛先：営業部田中さん

受電日時：2026年8月10日（月）10時25分

相手：株式会社青葉　購買部　佐藤様

用件：見積書No. Q-0810の納期を8月18日へ変更できるか確認したい。

対応：本日15時までの折り返し希望

連絡先：03-1234-5678

受電者：総務部鈴木　10時30分に社内チャットで共有

「見積書の件」のように曖昧にせず、対象番号、確認したいこと、期限を一文でまとめます。一方で、契約内容や健康情報など、担当者以外に詳しく伝える必要がない内容は無理に聞き出しません。

項目	残す内容	電話での確認例
宛先	誰に渡すか	「営業部の田中でよろしいでしょうか」
日時	電話を受けた日付と時刻	着信履歴だけに頼らず記録する
相手	会社、部署、氏名、読み方	「恐れ入ります。お名前をもう一度お願いいたします」
用件	対象と、相手が求める次の行動	「田中へは、納期変更の可否を確認するよう伝えればよろしいでしょうか」
折り返し	必要・不要、希望時刻、緊急度	「折り返しをご希望でしょうか」
連絡先	相手が指定した電話番号	数字を一桁ずつ復唱する
受電者	電話を受け、渡した人	担当者が確認できる名前を残す

「申し訳ございません。田中はただいま席を外しております。15時頃に戻る予定です。戻り次第、こちらからお電話するよう申し伝えましょうか」

「かしこまりました。念のため、お電話番号とご都合のよい時間帯をお願いいたします」

「03-1234-5678、本日15時から16時の間ですね。見積書Q-0810の納期変更について確認をご希望と、田中へ申し伝えます。私、鈴木が承りました」

復唱では、会社名・氏名、電話番号、対象番号、期限を優先します。担当者の戻り時刻が未確認なら、推測で「15時に戻ります」と約束せず、「戻り時刻を確認してご連絡します」と伝えます。

記録先を複数にすると、どれが最新か分からなくなります。職場で正本を一つ決め、紙で受けた内容をCRMへ転記した場合は、転記済みと分かるようにします。

伝言メモには氏名や電話番号が含まれます。担当者へ用件を引き継ぐために必要な範囲だけを記録し、通行人から見える場所へ置いたり、関係のないチャットへ投稿したりしません。不要になった紙は職場のルールに従って処分し、電子記録も保存期限と権限を確認します。

個人情報保護委員会のガイドラインでは、個人データの漏えい等を防ぐ安全管理措置と、記録媒体や書類を適切に廃棄する考え方が示されています。扱う情報の性質と職場の規程に応じて管理します。