ビジネス文書 文例集

文書形式とは、一般的なビジネス文書におけるスタイルのことで、横書きに書かれるタイプのビジネス文書のことを指します。文書形式のビジネス文書では目的を簡潔に周知させることが第一の目的となりますので、わかりやすさを第一とします。

(1)：発信年月日
ビジネス文書の場合、いつ時点で作成されたものなのかが重要になります。そのため、文書の右上最上段に発信年月日を記述します。

(2)：宛名
誰宛の文書であるのかをハッキリさせるために、会社の正式名称（略称は不可）、部署、必要があれば役職名と個人名も記載します。

(3)：発信者名
誰がこのビジネス文書を作成したのかがわかるように、会社名を記載します。必要な場合住所、電話番号を記述します。また、作成者の氏名および部署を記載します（文書の種類によっては代表者の氏名を用いることもあります）

(4)：件名
ビジネス文書は前述の通り「わかりやすさ」が大切ですので、本文書の内容を端的に示す件名を書きます。文書の中央寄せにして太字にするなどしてわかりやすく作ります。

(5)：前文
「拝啓」「前略」などの頭語を書き、その後時候の挨拶などを書きます。社内向けであれば省略してもかまいませんが、対外用の文書である場合は省略しないようにします。

(6)：本文
「さて」などの転語の後に、用件をわかりやすく記載します。文書ですから、本文中は文章として作ります。箇条書きなどを使いたい場合は以下で述べる「別記」で用いるようにします。

(7)：末文
末文の慣用句で挨拶をした後、「敬具」「草々」なおの結語で文書を締めます。

(8)：別記
必要に応じて、日時・場所・数量・金額などの重要な項目についてはわかりやすいよう、本文以外に箇条書きで別記しておくとよりわかりやすくなります。ただし、その場合は、文書の本文中に「下記の通り」などと記載するのがマナーです。

(9)：完結語
記載内容が全て書き終わった場合は、「以上」という完結語を文書中の右下に記述します。これは、本文書の内容全てが終わっていますという意味になります。以上の後に文書が続くことはマナー的にNGとなります。